GRADUATE Office Manager

L’Office manager, un “super assistant” polyvalent au service de l’entreprise !

Peu connu en France il y a encore quelques années, le métier d'Office Manager a aujourd'hui une place reconnue dans les entreprises. Métier plein d’avenir, la fonction ne cesse de se développer et tous les secteurs sont concernés.
Son rôle principal : assister le dirigeant de l’entreprise dans ses diverses missions. L’Office Manager se situe ainsi entre la fonction Assistant(e) de direction de haut niveau et celle d’un(e) responsable administratif/ve.
Cette formation vous permet d'acquérir ou de renforcer les compétences du métier.

BAC+2 - Titre de niveau 5 Titre RNCP Éligible CPF

Objectifs

À l’issue de la formation, vous serez capable de :

  • Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
  • Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
  • Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques

Conditions d'admission

Pour entrer en formation préparant au Titre visé, le candidat doit :

  • Etre âgé de 16 ans révolus à la date d’entrée en formation
  • Etre âgé de 18 ans ou plus au 31 décembre de l’année de l’examen
  • ET
  • Avoir le niveau Terminale des lycées de l’enseignement secondaire ou équivalent et justifier d’une expérience professionnelle de 2 ans dans le domaine du secrétariat, en entreprise privée ou publique, ou dans une structure associative
  • OU
  • Etre titulaire d’un diplôme ou d’un Titre de niveau 5 (Bac+2) dans le domaine administratif ou équivalent (connaissance de la bureautique)

Pour toute autre situation, contactez un conseiller en formation qui étudiera votre profil pour étudier votre admissibilité.

Cette formation existe aussi sans certification RNCP avec des conditions d’accès qui peuvent être adaptées.
Contactez un conseiller en formation qui étudiera avec vous votre projet

Durée et rythme

6 à 12 mois, 400h

Avec COMNICIA, vous pouvez débuter votre formation à tout moment de l'année !
Vous adaptez votre rythme de formation grâce au planning de formation personnalisé, élaboré avec vous, selon votre situation.

3 exemples de planning
(hors éventuelle période de stage)
Formation accélérée
Accéléré
16h d'étude hebdomadaire sur
9 mois
Formation standard
Standard

12h d'étude hebdomadaire
sur 12 mois
Formation Confort
Confort
8h d'étude hebdomadaire sur
18 mois

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Cours vidéos live et VOD

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Garantie réussite

Garantie Diplômé ou Remboursé

Prolongez votre formation gratuitement pendant 5 ans avec la garantie réussite. En cas d’échec, nous vous remboursons*

Des diplômes reconnus

Obtenez un diplôme ou un titre reconnu : Diplôme d’état, diplôme universitaire, titre professionnel ou certification professionnelle.

10 Campus
en France

En complément des cours en ligne, des rencontres sont proposées chaque mois dans nos 10 campus en France : Workshops, examens blancs, conférences et ateliers.

Excellence académique

Bénéficiez du savoir-faire du 1er groupe Européen d'enseignement supérieur et de ses 3 écoles prestigieuses : Paris School of Business, ESG et Cours Florent.

Application
mobile

Une application mobile innovante pour faciliter votre apprentissage à votre rythme depuis votre smartphone, tablette, PC ou MAC.

Notre école

Programme

Le programme est centré sur les connaissances professionnelles, vous abordez entre autre la gestion des moyens humains, matériels ou techniques utiles à votre futur poste.

Les fondamentaux du secrétariat
  • Comprendre le rôle d'interface de l'Office Manager
    • La synergie avec le manager
    • Coordination des services
  • Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 1 Basique
    • Environnement et méthodes"
    • Mise en forme et mise en page
    • Outils d'édition
    • Objets graphiques et tableaux
  • Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 2 Opérationnel
    • Environnement et méthodes
    • Mise en forme et mise en page
    • Outils d'édition"
    • Objets graphiques et tableaux
  • Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 3 Avancé
    • Environnement et méthodes
    • Mise en forme et mise en page
    • Outils d'édition
    • Objets graphiques et tableaux
  • Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 1 basique
    • Prise en main d'Excel
    • L'interface
    • Mise en forme
    • Copier-Coller
    • Formules
    • Gérer la feuille
    • Graphique
    • Tri Excel
    • Impression
  • Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 2 Opérationnel
    • L'interface
    • Mise en forme
    • Sélections des données
    • Collage Spécial
    • Formules
    • Révisions de fonctions simples
    • Fonctions logiques
    • Tableaux
    • Tableaux Croisés Dynamiques
    • Graphiques
    • Recherches, Filtres, Tri
    • Outils d'analyse
    • Collaboration
  • Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 3 Avancé
    • Recherches et filtres
    • Valider les données
    • Fonctions de date
    • Création du TCD
    • Mise en forme du TCD
    • Tris et filtres TCD
    • Les Graphiques et TCD
    • Le modèle de données
Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
  • Manager le quotidien de la direction
    • La gestion du temps
    • Organiser les journées de ses managers
    • Appréhender la notion de planification
    • Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
    • Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
    • La coordination des activités des membres de l'entité
    • Les différentes typologies de réunions
    • La planification des réunions
    • L'organisation des réunions
    • L'organisation d'un déplacement dans l'hexagone
    • L'organisation d'un déplacement à l'étranger
    • L'optimisation de la gestion des stocks
    • Les frais professionnels
  • Analyser et créer des outils de pilotage
    • Gestion budgétaire
    • Les indicateurs de pilotage
    • Analyse et outils de pilotage performance
    • Elaboration des tableaux de bord
    • L'actualisation des tableaux de bord
    • La construction d'un tableau de bord opérationnel
    • Le reporting des résultats et des activités
  • Perfectionner la gestion logique des informations
    • Gestion des documents de l'entité
    • Identification, formalisation et caractérisation des processus
    • L'amélioration des processus
    • Identification d'un problème ou d'un besoin et établissement d'un diagnostic
    • Proposition de solutions
    • Formalisation et diffusion des procédures
    • La promotion de la qualité dans ses pratiques professionnelles
Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
  • Garantir une bonne gestion de l'information
    • L'identification des informations nécessaires à l'équipe
    • Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment
    • Rassembler des informations sur tous supports
    • Elaborer un questionnaire d'enquête
    • Dépouiller un questionnaire d'enquête
    • Construire un corpus de documents sur un thème donné
    • Sélection des documents, des informations et leur classement et documentation sur un thème imposé
    • Synthétiser les éléments essentiels d'un document
    • Analyse du sujet, recherche et classement des idées et recherche du plan
    • Rédaction de l'introduction, du développement et de la conclusion
    • Rédiger la synthèse
    • Les outils de diffusion de l'information
    • Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
    • L'utilisation des outils de partage de l'information
    • L'anticipation des besoins d'information
    • La conduite d'une veille informationnelle
    • Contribution à la qualité et à la sécurité du système d'information
  • Transmettre un écrit professionnel
    • La modélisation des documents et interface homme-machine
    • Respecter la charte imposée par la direction générale
    • Les différentes formes de communication et leurs spécificités
    • Les bonnes pratiques des écrits pro
    • La recherche d'idées
    • La communication écrite opérationnelle
    • La communication écrite interne en entreprise
    • La communication écrite externe en entreprise
    • Les normes typographiques
    • Les écrits interactifs : rédiger une lettre
    • Les écrits interactifs : rédiger un mail
    • La rédaction d'un rapport
    • La diffusion des informations
    • La rédaction d'un compte rendu de kickoff
    • La rédaction d'un compte rendu de réunion
    • La note de service
    • La note d'information
    • La note de synthèse
    • La prise de notes manuelle
    • La prise de notes digitale
    • Progresser en langue étrangère
    • Taking notes and passing on a message
    • Writing professional documents
    • The company's image
  • Participer à la cohésion orale dans l'entreprise
    • La communication orale interpersonnelle
    • La communication d'entreprise : les fondamentaux
    • La communication orale en entreprise
    • La communication interne et externe
    • La déperdition du message
    • La posture du Graduate Office Manager
    • Les principes directeurs de la communication interne
    • L'accueil physique d'un visiteur
    • L'accueil téléphonique d'un visiteur
    • L'agressivité et les conflits
    • Les fondamentaux de la prise de parole en public
    • Un pitch impactant
    • In a job interview
    • Welcoming foreign visitors
    • Talking on the phone
    • Leading meetings
    • Organizing an online meeting
    • Navigating the working world
    • Negotiating a business deal
    • Interacting in a multicultural environment
    • Organizing a business trip
    • Planning a team event
  • Administrer le classement et l'archivage
    • Introduction au suivi des informations
    • Gestion documentaire et sources d'information
    • Le suivi des documents
    • Le classement
    • Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures
    • La GED et la SAE
    • Introduction : la conservation des données
    • Le stockage et la sauvegarde de données
    • L'archivage des données pour garder une valeur juridique
  • Assurer une veille technologique et informationnelle pour accompagner le changement
    • Le concept de veille et sa méthodologie
    • Le panorama des outils de veille
    • Les différents types de veille
    • La veille fournisseurs
    • La veille commerciale
Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques
  • Structurer et assister un projet
    • Les caractéristiques d'un projet
    • Piloter un projet
    • La communication de projet
    • Les acteurs du projet
    • L'évaluation et la maîtrise des risques et des contraintes
    • La rédaction d'un cahier des charges
    • La construction du planning
    • La budgétisation et le calendrier des actions
    • La gestion des documents du projet
    • Les outils collaboratifs du projet
    • Les outils de mesure de l'efficacité
    • Les outils de gestion de projet
  • Planifier un projet avec GanttProject
    • Comment et pourquoi se former à Gantt Project ?
    • Lancement de Gantt Project
    • Cadrer le projet : les paramètres généraux
    • Cadrer le projet : personnaliser le calendrier
    • La construction du plan de projet
    • Structurer les phases
    • Les dépendances : création du réseau
    • Les dépendances : améliorer le réseau
    • Se déplacer
    • Modifier les affichages
    • Le chemin critique
    • Les références
    • Créer les ressources
    • Affecter les ressources
    • Saisie du réalisé
    • Gérer les dérives
    • Imprimer et exporter
  • Coordonner l'événementiel en entreprise
    • L'organisation d'un évènement
    • L'événementiel et les prestataires
    • Trouver un ou plusieurs prestataires pour répondre à un besoin évènementiel
    • L'organisation d'une action évènementielle
    • Le hors média : Événementiel, foires et salons
    • Communiquer en interne et en externe sur l'évènement
    • La création d'un plan d'action projet
    • La mise en place d'une action évènementielle avant l'évènement
    • La mise en place d'une action événementielle pendant l'évènement
    • La mise en place d'une action évènementielle après l'événement
  • Déployer une communication à l'interne et à l'externe
    • Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
    • La prise de parole sur les réseaux sociaux
    • Les réseaux sociaux d'entreprise
    • Les réseaux sociaux et l'e-réputation
    • Les réseaux sociaux
    • Les médias : caractéristiques des NTIC
    • L'utilisation des newsletters
    • La création d'un formulaire d'inscription à une newsletter
    • Les règles de mise en page
    • La gestion des couleurs
    • Le flyer et le dépliant
    • Les spécificités des documents web et mobiles
  • Maîtriser les fondamentaux de PAO pour créer des supports de communication
    • La composition d'un visuel
    • Les règles de mise en page
    • La gestion des couleurs
    • Les notions de mise en page print
    • Le flyer et le dépliant
    • Les spécificités des documents web et mobiles
    • Les exports multimédias
  • Collaborer à la tenue des ressources humaines
    • Valoriser la marque employeur
    • De la GEPP à la performance de l'entreprise
    • Définir son besoin d'emploi et identifier les moyens de recrutement
    • Les outils de recrutement à l'externe
    • Le processus de recrutement
    • La GPEC
    • Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
    • Accompagner la mobilité des collaborateurs
    • Appui aux évolutions administratives du contrat de travail
    • Participer à l'analyse des conditions de travail
    • Participer à la prévention des situations à risques
    • Contribuer à l'aménagement des postes et des espaces de travail
    • Les espaces de travail physiques
    • Les espaces de travail à distance
    • Le suivi des congés et des absences
    • La gestion et la diffusion des informations sociales
    • La préparation des éléments de paie
    • La découverte d'un logiciel de paie
    • Accompagner les actions liées à l'égalité, la diversité et au vivre ensemble au travail
Les Softskills de l'Office Manager
  • Adapter sa conduite aux contextes professionnels
    • Les compétences comportementales ou softskills
    • L'intelligence émotionnelle
    • L'écoute active
    • L'adaptation en situation professionnelle
  • Anticiper et être alerte au quotidien
    • L'agilité en entreprise
    • La prise d'initiative et la proactivité dans le respect des missions
    • Négocier avec sa direction
    • Des présentations de résultats impactantes

Le programme est susceptible de modifications selon les évolutions de la certification.

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Validation et certification

Nos formations répondent à un besoin précis de qualification pour développer ses compétences professionnelles, élargir ses connaissances ou apprendre un métier.
À l’issue de votre formation GRADUATE Office Manager, vous présentez un Titre professionnel reconnu par l'État et/ou un Certificat STUDI. Vous recevez aussi une attestation de suivi de formation.

Titre professionnel
Office Manager

Niveau 5 (équivalent BAC+2 - Anciennement niveau III) • Certifié par l'État
Publié au JO du 22/12/2016
Certificateur : DIRECCTE - Ministère chargé de l'emploi.


Passer l'examen Juin ou décembre
Lieux (au choix) Paris, Montpellier, Lyon, Bordeaux

Pour obtenir votre Titre, vous devez valider tous les Certificats de Compétences Professionnelles (CCP) selon les modalités suivantes : Consultez le répertoire officiel de certification

et/ou
Certificat STUDI
Office Manager

Le Certificat STUDI atteste la maîtrise des connaissances
et savoir-faire de la formation suivie.


Passer l'examen Mai ou novembre
Lieu En ligne, de chez vous

Vous passerez votre examen en ligne, un samedi de mai ou novembre (session au choix).

L'attestation de suivi de formation

L'attestation de suivi de formation précise la formation suivie, le volume horaire, les objectifs et les compétences acquises.

Expérience professionnelle et Stage

Dans le cadre de votre formation, le stage n'est pas obligatoire.
Toutefois, toute expérience professionnelle, passée ou en cours, ou réalisation de stage, vous permet de développer vos compétences et de vous immerger dans le milieu que vous rejoindrez prochainement.
Cela reste un atout pour l'obtention de votre Titre/Diplôme.
Studi vous fournira une convention de stage sur demande.

Débouchés

  • Assistant de direction
  • Assistant de manager
  • Office manager
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