PRÉ-GRADUATE Assistant communication

Programme

Le programme est centré sur les connaissances professionnelles, vous aborderez entre autres la vente de produits et/ou de services jusqu'au traitement des réclamations clients.

Comprendre les enjeux de la communication

Découverte des métiers d'une agence de communication
- Introduction : Les métiers présents en agence
- Le métier d'illustrateur print
- Le métier d'illustrateur digital
- Le chargé de Social et Digital Media
- Le métier de Relation Presse et Influenceur
- Le métier de Motion Designer
- Le métier de Product Owner
- Les stratégies de marques
- Le Chef de projet en Communication
Valoriser l'image et la réputation de l'entreprise
- Les fondamentaux de la communication
- Connaître l'entreprise, sa culture, ses produits, son environnement socio-économique et concurrentiel
- Comprendre le quotidien des experts en communication
Adapter la forme de communication aux champs d'intervention
- Les médias : caractéristiques de la presse
- Les médias : caractéristiques de la TV et de la radio
- Les médias : caractéristiques du cinéma et de l'affichage
- Les médias : caractéristiques des NTIC
- Le hors média : Événementiel, foires et salons
- Le hors média : Mécénat et parrainage
- La promotion des ventes
- Les Relations Publiques
- Application - Adapter la forme de communication aux champs d'intervention

Assister une équipe opérationnelle

Bienvenue dans l’AT1
S'approprier un environnement d'entreprise
- Les valeurs et la culture de l'entreprise L'importance du collaboratif L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise
Produire des écrits professionnels
- Les bonnes pratiques des écrits pro
- Les normes typographiques
- Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail
- La rédaction d'un rapport
- Le compte rendu
- La rédaction d'un compte rendu de kickoff
- Les écrits informatifs : la note de synthèse
- Les écrits informatifs : la note de service
- Les logiques de structuration des écrits professionnels
- Les différents registres de langue
- La lecture rapide et efficace
- La prise de notes manuelle
- La prise de notes digitale
- Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
- Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
- Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
- Application - Produire des écrits professionnels
Rédiger un compte rendu de réunion en agence de communication
- Introduction : Les différentes réunions en agence de communication
- La rédaction d'un compte rendu de prestation graphique
- La rédaction d'un compte rendu de prestation de communication
- La rédaction d'un Procès verbal de livraison de projet
Traiter et gérer des mails
- Introduction à l'importance de gérer des mails
- Les différents types de mails à rédiger
- Les bonnes pratiques en rédaction de mail
- L'importance des tournures de phrases dans une communication
- Les bonnes techniques de rédaction de mail
- Les mails formels
- Les mails informels
- L'organisation des mails reçus
- Le traitement des mails reçus
Rédiger un contrat de prestation de service
- Introduction aux contrats de prestation de service
- Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service ?
- Comment rédiger un contrat de prestation de service ?
- Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
- Présentation de Docusign
Editer une Facture
- Introduction aux factures
- Les différentes normes à respecter pour une facture
- Les notions HT et TTC lors des tarifications
- La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques
- Application - Editer une facture
Identifier les informations à communiquer
- Introduction: l'importance de la communication par écrit
- L'identification des informations nécessaires à l'équipe
- L'anticipation des besoins d'information
- La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
- Les sources extérieures d'information
- L'identification des sources autorisées et fiables
- Les interlocuteurs externes sources d'information
- Les différents types de ressources et leur codification
- La terminologie inhérente à chaque type de ressources
- L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
- Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
- La synthèse des informations
- Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment
Traiter l'information
- Le bon traitement de l'information
- Les méthodologies des traitement de l'information
- Les outils de gestion des mails
- L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
- Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
- L'utilisation de la messagerie Gmail de Google
- Application - Traiter l'information
Construire un support de communication
- Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
- Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
- Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
- Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication
Cartographier les acteurs et le circuit de l'information
- Les acteurs internes du circuit de l'information
- Les niveaux d'accès à l'information
- Le circuit de l'information
Diffuser l'information
- La diffusion des informations
- Les principes directeurs de la communication interne
- L'environnement informatique de gestion de l'information
- Les outils de diffusion de l'information
- Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
- L'utilisation des outils de partage de l'information
- Application - Diffuser l'information
Tracer les informations
- Introduction au suivi des informations
- Diffuser de l'information - Interface graphique
- Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
- Le RGPD
- La qualité
- Réglementation et déontologie
- Gestion documentaire et sources d'information
- Le suivi des documents
- Le classement
- Le traitement du courrier
- Le suivi des mails
- Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures
Conserver les informations
- Introduction : La conservation des données
- Le stockage et la sauvegarde de données
- L'archivage des données pour garder une valeur juridique
- Application - Assurer la traçabilité et la conservation des informations
Accueillir un visiteur
- L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
- L'accueil physique
- L'importance d'un premier échange
- Bien recevoir un visiteur
- Personnaliser l'accueil
- Chercher à améliorer son accueil client
- Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
- La compréhension de la demande
- Les techniques de communication
- Les techniques de reformulation
- L'accueil téléphonique
- Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
- La posture professionnelle et éthique
- La bientraitance
- Désamorcer une situation conflictuelle
- Le secret et la discrétion professionnels
- Les plans d'urgence
Transmettre des informations oralement
- Introduction à l'importance de la prise de parole
- Comprendre comment et quand parler
- Parler sans être intimidé
- Application - Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
Planifier les activités de l'équipe
- Introduction à la planification des éléments
- L'ordonnancement des tâches
- Comment planifier de manière optimale
- Plannings et outils de planification
- Construction d'un planning
- Les méthodes de planification traditionnelles
- Les méthodes de planification digitales
- Découverte et utilisation du Calendrier Google
- Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
- Découverte et utilisation du Calendrier Windows
- Découverte et utilisation du Calendrier macOS
- Les points de vigilance de la planification
Optimiser et organiser les activités de l'équipe
- Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
- La gestion du temps
- Organiser les journées de ses managers
- Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
- Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
- Application - Planifier et organiser les activités de l'équipe
S'organiser en équipe avec Trello
- L'application Trello
- Création du compte
- Découverte de l'interface
- Découvrir le contenu d'un projet
- Les membres
- Les équipes
- Les tableaux
- Les listes
- Les cartes
- Les checklists
- Les utilitaires
- Les Power-Ups
Participer à l'élaboration du plan de communication
- Les différents domaines de communication
- L'analyse des besoins en communication
- La problématique de communication
- La stratégie de communication : le positionnement
- La stratégie de communication : Les objectifs
- La stratégie de communication : les cibles
- La stratégie de communication : l'axe créatif
- Les relations presse : les fondamentaux
- La rédaction du dossier de presse
- Le communiqué de presse
- Le plan média
Contribuer à la mise en œuvre des activités de communication
- Maîtriser le langage technique de la communication pour échanger avec votre client
- La gestion de projet
- La rédaction d'un cahier des charges
- Les documents commerciaux
- Les acteurs et les ressources du projet
- Comprendre quelle est la durée des différentes tâches en agence de communication
- La construction du planning
- Les différents documents techniques
- Les techniques de rédaction et de mises en forme
- Production d'un message
- Trouver l’inspiration
- Les besoins en image et imprimerie

Traiter les opérations commerciales, Administratives et RH

Bienvenue dans l’AT2
Gérer les achats
- Introduction : l'importance de gérer ses achats
- Le lexique de la gestion des achats
- Connaître son portefeuille d'achat
- Connaître et comprendre les budgétisations
- Les principales nécessités d'achat en agence de communication
- Optimiser ses commandes
- Effectuer un contrôle des achats
- Contrôler et maîtriser le risque
- Comprendre les principes de rentabilité comptable
- Comprendre les principes de rentabilité fiscale
Gérer l'administration des ventes
- Introduction : la gestion de l'administration des ventes
- Le lexique de la gestion des ventes
- Rédiger une proposition commerciale
- Gérer et maîtriser un devis
- Que contient une facture et comment la créer ?
- Gérer et maîtriser une facture
- Assister aux rendez-vous commerciaux
- Les fondamentaux du droit commercial
- Qu'est-ce qu'un CRM
- Apprendre à utiliser un CRM
- Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes
- Application - Assurer l'administration des achats et des ventes
Répondre aux attentes des clients
- Introduction à l'importance des clients
- Bien comprendre les demandes d'un client
- L'organisation de la prospection clientèle
- La détection, analyse et suivi des appels d'offres
- La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
- Accueil, information et conseils
- Communication pour développer la relation client
- Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
- Traiter les demandes des clients au téléphone
- Traiter les demandes des clients par mail
- Traiter les demandes des clients en présentiel
- L'écoute active
- La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
- La validation de la solution proposée au client
- Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client
- Application - Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel
- Prise en main d'Excel
- L'interface
- Mise en forme
- Copier-Coller
- Formules
- Gérer la feuille
- Graphique
- Tri Excel
- Tableaux
- Tableaux Croisés Dynamiques
- Outils d'analyse
- Collaboration
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité
- La mise en oeuvre des tableaux de bord
- La construction d'un tableau de bord opérationnel
Gestion commerciale - Sage Ligne 100
- Présentation et installation
- Personnalisation du logiciel
- Création de la société
- Création et paramétrages des collaborateurs
- Paramètres comptables
- Banque et modèles de règlement
- Création des comptes tiers
- Mise en place et paramétrage de la structure des articles
- Création et gestion des stocks
- Documents des stocks et options approfondies
- Documents des ventes
- Documents des achats
- Règlements clients & fournisseurs
- Gestion des comptes
- Générer les éditions
- Comptabilité & Inventaire
Gérer le volet administratif des collaborateur
- L'organisation de la fonction RH
- Les défis de la fonction RH
- La mise en place et la communication des procédures RH
- Le lexique des ressources humaines
- Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
- Organisation et suivi des dossiers du personnel
- Gestion du temps de travail, des absences et des congés
- Produire des DPAE
- Produire des Soldes de tout compte
- Suivre la gestion des DSN et des paies
- Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
- Réaliser un document de suivi de mission
- Organiser les entretiens de fin d'année
- Favoriser l'expérience collaborateur
- Application - Assurer le suivi administratif courant du personnel
Suivre le business de son agence de communication
- Introduction : l'importance des métriques dans une agence de communication
- Savoir exploiter des données statistiques
- Le tableau de P&L
- Créer un Tableau de P&L sur Excel
- Les solutions digitales pour faire un P&L
- Les tableaux de prospection
- Créer un tableau de prospection sur Excel
- Les solutions digitales permettant de gérer sa prospection
- Découverte de PipeDrive
- Utilisation de PipeDrive
- Actualiser les tableaux de prospection
- Les tableaux de ventes des commerciaux
- Créer un tableau de performances sur Excel
- Les solutions permettant de gérer les performances de ses commerciaux
- Utiliser PipeDrive pour vérifier la performance des équipes commerciales
- Créer un tableau de rentabilité sur Excel
- Les solutions digitales permettant de gérer la rentabilité
- Mettre à jour les tableaux de rentabilité
Assurer le suivi des actions de communication
- La performance et l'évaluation de la prestation
- La mesure des actions de communication
- L'évaluation des actions de communication
- La mise en place d'un tableau de bord et le suivi des KPI

S'initier aux outils utilisés en agence de communication

Comprendre les outils utilisés en agence de communication
- Présentation de HubSpot
- Les outils bureautiques
- Produire un contenu multimédia complexe
- Créer et personnaliser un site Wordpress
Bureautique - Word
- Fichiers d'accompagnement
- Environnement et méthodes
- Mise en forme et mise en page
- Outils d'édition
- Objets graphiques et tableaux
- Quiz niveau Initial-Basique
Bureautique - Powerpoint
- Environnement, méthodes, diaporama
- Gestion du texte
- Gestion des objets
- Thèmes et modèles
- Quiz Niveau Initial-Basique
Infographie - InDesign
- Interface et espace de travail
- Texte
- Images et objets
- Préparation pour l'impression
- Quiz Niveau Initial-Basique
Infographie - Photoshop
- Interface et espace de travail
- Bases fondamentales
- Géométrie de l'espace
- Corrections de l'image
- Photomontage
- Sélections
- Détourage et masques
- Les outils et les nuanciers
- Les filtres
- Les calques
- Quiz Niveau Initial Basique
Infographie - Illustrator
- Interface, espace de travail et bases
- Travail sur les objets
- Fonctions spécifiques
- Production
- Quiz niveau Initial-basique